電子メールによる組合運営について
電磁的方法（電子メール）による組合運営に関する規約例
| １２全中発第１９５２号 平成１３年３月２８日 全国中小企業団体中央会 |
| （目 的） 第１条 本組合における電磁的方法による組合運営については、中小企業等協同組合法及び定款で定めるもののほか、この規約によるところにより行う。 |
| （注） 商工組合（連合会）、協業組合は、法律名を中小企業団体の組織に関する法律と変えること。 |
| （電磁的方法） 第２条 本規約において、電磁的方法とは、電子メールによる方法をいう。 |
| （電磁的方法による運営に関する規程） 第３条 本規約に定めるもののほか、必要な事項は、別途規程で定める。 |
| （組合員に対するＩＤ又はパスワードの設定及び変更） 第４条 本組合は、電子メールによって総会の開催通知を受けること、総会における議決権を電子メールによって行使すること、議決権の行使を他の組合員等に委任して行う場合の委任状の送付を電子メールによって行うことを希望する組合員に対し、ＩＤ又はパスワードを設定する。 ２ 組合員は、組合員本人又は法人たる組合員の代表者以外の者がＩＤ又はパスワードを使用することのないよう、自己の責任において厳重に管理するものとする。 ３ 組合員が本組合を脱退する場合には、本組合は当該設定を解除するものとする。 ４ 法人たる組合員の代表者に変更があった場合には、当該設定を解除し、改めて設定を行うものとする。 |
| （注） １． ＩＤ（利用者識別番号＝ユーザーネーム）は、これを使わないとアクセスできない識別番号であり、パスワード（暗証番号）は、組合員が本人であることを確認をするための番号である。 これは、組合員が権利を行使する際に、真の組合員が権利を行使していることを組合が確認するための手段であると同時に、組合員としての権利を行使することを保証するために用いるものである。 （注） ２． 本人確認の手段としてさらに精度の高い安全性を備えた方法として、電子署名（認証機関が認証する電子署名）もあるので、その導入を検討することが望まれる。電子署名を利用する場合には、ＩＤ及びパスワードは不要となる。 |
| （組合員の電子メールアドレスの届出） 第５条 組合員は、自己の電子メールアドレスを本組合に届け出るものとする。 |
| （電子メールによる総会招集通知） 第６条 本組合から組合員に対して発する電子メールによる総会招集通知は、組合員が申し出た電子メールアドレス（以下「組合員電子メールアドレス」という。）に宛てて発してするものとする。 ２ 本組合から組合員に宛てて発する電子メールによる総会招集通知は、組合員電子メールアドレスに向けて発すればよく、当該電子メールは、通常到達すべであった時に到達したものとする。 ３ 組合員から、書面又は電子メールによって、電子メールによる総会招集通知を受けない旨の申し出があった場合には、当該組合員に対する総会招集通知は書面を発してするものとする。 |
| (注） １． 総会招集通知を文書で受け取ることを望む組合員の意思は尊重されなけれればならず、同通知を電子メールで受け取ることについては、各組合員の同意が前提となっている。このため、組合から組合員電子メールアドレスに向けて総会招集通知を発しても、２回連続して着信しない場合には、当該組合員は電子メールで通知を受けることの同意を撤回したものとして取り扱うことが適当である。 したがって、このような取扱いをする組合にあっては、第４項として次の規定を加えること。 |
| ４ 本組合から組合員電子メールアドレスに宛てて発した電子メールによる総会招集通知が２回連続して組合員に着信しない場合には、その組合員の同意は撤回されたものとする。ただし、組合の不注意により、着信不能を同意の撤回と扱わなかったことをもって、直ちに総会その他の行為が無効となるものではない。 |
| （注） ２． 通常総会の招集について法は、「定款の定めるところにより、毎事業年度１回招集しなければならない。」と定め（第４６条）、定款参考例では、「総会の招集は、会日の１０日前までに到達するように、会議の目的たる事項及びその内容並びに日時及び場所を記載した書面を各組合員に発してするものとする。」と規定している。「会議の目的たる事項及びその内容」については、総会において組合員が議決権を行使するために十分な準備をしてもらうため、総会の議事日程が何かを了解することができるに足る資料であれば足り、現実に総会に提出する資料の全部を添付することは要しない。 しかし、組合員に正確な情報に基づいて議決権を行使してもらう観点からは、これらの書類あるいはその要旨を添付することが望ましい。 したがって、これらの書類を総会招集通知に添付する組合にあっては、第４項として次の規定を加えること。 |
| ４ 組合から組合員電子メールアドレスに宛てて発する電子メールによる総会招集通知には、事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案、事業計画書、収支予算書等又はその要旨を添付して発してするものとする。 |
| （総会における電子メールによる議決権の行使及び代理人による議決権及び選挙権の行使） 第７条 組合員は、総会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下、「組合電子メールアドレス」という。）に宛てて、自己のＩＤ又はパスワードを入力した電子メールを総会の開会までに発してするものとする。 ２ 組合員が組合電子メールアドレスに宛てて発した議決権行使に係る電子メールは、本組合に備え付けられた電子計算機のファイルへの記録がなされたときに到達したものとする。 ３ 組合員が代理人をもって議決権及び選挙権を行使しようとする場合には、ＩＤ又はパスワードを入力した委任状を組合電子メールアドレスに宛てて電子メールを発してするものとする。この場合、本組合に宛てて委任状を発しない組合員は、代理人に宛てて委任状を発するものとする。 |
| （注） １． 議決権の行使期限について、法は何ら定めを置いていない。したがって、定款で電子メールによる議決権行使を認めた場合には、議決の直前まで議決権行使を認めるべきであり、総会会場に電子計算機を備え付けてこれに対応することが望ましい。 このような対応をすることが困難な組合にあっては、本規約をもって「総会の開会までに」、あるいは「総会の前日までに」など、議決権の行使期限を定めることができる。 議決権行使の期限を定めない組合にあっては、第１項を次のように記載すること。 |
| 第７条 組合員は、総会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下「組合電子メールアドレス」という。）に宛てて、自己のＩＤ又はパスワードを入力した電子メールを発してするものとする。 |
| （注） ２． 電子メールによる議決権の行使は、ＩＤ又はパスワードの入力に代えて、電子署名を付することにより行うことができる。 電子メールによる議決権の行使をＩＤ又はパスワードの入力に代えて、電子署名を付することにより行う組合にあっては、第１項を次のように記載すること。 |
| 第７条 組合員は、総会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下「組合電子メールアドレス」という。）に宛てて、自己の電子署名を付した電子メールを総会の開会までに発してするものとする。 |
| (注） ３． 代理人の代理権を証する書面の提出に代えて電磁的方法により証明する場合には、第３項の方法によるほか、電子署名を付した委任状を用いることができる。この場合には第３項を次のように記載すること。 |
| ３ 組合員が代理人をもって議決権及び選挙権を行使しようとする場合には、電子署名を付した委任状を組合電子メールアドレスに宛てて電子メールを発してするものとする。この場合、本組合に宛てて委任状を発しない組合員は、代理人に宛てて委任状を発するものとする。 |
| （電子メールによる臨時総会招集請求） 第８条 組合員が臨時総会の招集を電磁的方法により請求しようとするときは、会議の目的たる事項及び招集の理由を記載した臨時総会招集請求書に総組合員の５分の１以上の組合員の電子署名が付された同意ファイルを添付し、組合電子メールアドレスに宛てて電子メールを発してするものとする。 |
| （注） 他人による本人のなりすましや改ざんを防止し、本人が作成した真正なファイルであることを担保するため、臨時総会の招集請求書に添付する総組合員の５分の１以上の組合員の同意ファイルは、各組合員の電子署名が付されたものとすることを要するものとする。 |
| （電子メールによる理事会の招集通知） 第９条 本組合から理事に対して発する電子メールによる理事会招集通知は、理事が申し出た電子メールアドレスに宛てて発してするものとする。 |
| （理事会における電子メールによる議決権の行使） 第10条 理事は、理事会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、組合アドレスに宛てて、自己のＩＤ又はパスワードを入力した電子メールを理事会の開会までに発してするものとする。 ２ 理事が組合電子メールアドレスに宛てて発した電子メールは、本組合に備え付けられた電子計算機のファイルへの記録がなされたときに到達したものとする。 |
| （注） １． 議決権の行使期限について、法は何ら定めを置いていない。したがって、定款で電磁的方法による議決権行使を認めた場合には、議決の直前まで議決権行使を認めるべきであり、理事会会場に電子計算機を備え付けてこれに対応することが望ましい。 このような対応をすることが困難な組合にあっては、本規約をもって「理事会の開会までに」、あるいは「理事会の前日までに」など、議決権の行使期限を定めることができる。 議決権行使の期限を定めない組合にあっては、第１項を次のように記載すること。 |
| 第10条 理事は、理事会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、組合電子メールアドレスに宛てて、自己のＩＤ又はパスワードを入力した電子メールを発してするものとする。 |
| （注） ２．電子メールによる議決権の行使は、ＩＤ又はパスワードの入力に代えて、電子署名を付することにより行うことができる。 電子メールによる議決権の行使をＩＤ又はパスワードの入力に代えて、電子署名を付することにより行う組合にあっては、第１項を次のように記載すること。 |
| 第10条 理事は、理事会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、組合電子メールアドレスに宛てて、自己の電子署名を付した電子メールを総会の開会までに発してするものとする。 |