電子メールによる組合運営について
電磁的方法（ウェブサイト・電子メール）による組合運営に関する規約例（総代会を置く組合）
| １２全中発第１９５２号 平成１３年３月２８日 全国中小企業団体中央会 |
| （目 的） 第１条 本組合における電磁的方法による組合運営については、中小企業等協同組合法及び定款で定めるもののほか、この規約によるところにより行う。 |
| (注） 商工組合は、法律名を中小企業団体の組織に関する法律と変えること。 |
| （電磁的方法） 第２条 本規約において、電磁的方法とは、本組合のウェブサイトへの掲載及びそれに対する書き込み並びに電子メールによる方法をいう。 |
| （電磁的方法による運営に関する規約） 第３条 本規約に定めるもののほか、必要な事項は、別途規程で定める。 |
| （総代に対するＩＤ又はパスワードの設定及び解除） 第４条 本組合は、電磁的方法によって総代会の開催通知を受けること、総代会における議決権を電磁的方法によって行使すること、総代会における電磁的方法による議決権の行使の委任を希望する総代に対し、ＩＤ又はパスワードを設定する。 ２ 総代は、総代本人以外の者がＩＤ又はパスワードを使用することのないよう、自己の責任において厳重に管理するものとする。 ３ 総代が本組合を脱退する場合には、本組合は当該設定を解除するものとする。 |
| （注） １．ＩＤ（利用者識別番号＝ユーザーネーム）は、これを使わないとアクセスできない識別番号であり、パスワード（暗証番号）は、総代の本人確認をするための番号である。 これは、総代が権利を行使する際に、真の総代が権利を行使していることを組合が確認するための手段であると同時に、総代としての権利を行使することを保証するために用いるものである。 |
| （注） ２．本人確認の手段としてさらに精度の高い安全性を備えた方法として、電子署名（認証機関が認証する電子署名）もあるので、その導入を検討することが望まれる。電子署名を利用する場合には、ＩＤ又はパスワードは不要となる。 |
| （総代の電子メールアドレスの届出） 第５条 総代は、自己の電子メールアドレスを本組合に届け出るものとする。 |
| （電磁的方法による総代会招集通知） 第６条 本組合から総代に対して発する電磁的方法による総代会招集通知は、本組合のウェブサイトに掲載した後、総代が申し出た電子メールアドレス（以下「総代電子メールアドレス」という。）に宛てて電子メールを別途発してするものとする。 ２ 本組合から組合員に宛てて発する電子メールによる総会招集通知は、組合員電子メールアドレスに向けて発すればよく、当該電子メールは、通常到達すべであった時に到達したものとする。 ３ 総代から、電子メールによる総代会招集通知を受けない旨の書面又は電子メールによる申し出があった場合には、当該総代に対する総代会招集通知は書面を発してするものとする。 |
| （注） １．総代会招集通知を文書で受け取ることを望む総代の意思は尊重されなけれればならず、同通知を電磁的方法で受け取ることについては、各総代の同意が前提となっている。このため、組合から総代電子メールアドレスに向けて総代会招集通知を発しても、２回連続して着信しない場合には、当該総代は電磁的方法で通知を受けることの同意を撤回したものとして取り扱うことが適当である。 したがって、このような取扱いをする組合にあっては、第４項として次の規定を加えること。 |
| ４ 本組合から総代電子メールアドレスに宛てて発した電子メールによる総代会招集通知が２回連続して組合員に着信しない場合には、その総代の同意は撤回されたものとする。ただし、組合の不注意により、着信不能を同意の撤回と扱わなかったことをもって、直ちに総代会その他の行為が無効となるものではない。 |
| （注） ２．通常総代会の招集について法は、「定款の定めるところにより、毎事業年度１回招集しなければならない。」と定め（第５５条が準用する第４６条）、定款参考例では、「総代会の招集は、会日の１０日前までに到達するように、会議の目的たる事項及びその内容並びに日時及び場所を記載した書面を各総代に発してするものとする。」と規定している。 「会議の目的たる事項及びその内容」については、総代会において総代が議決権を行使するために十分な準備をしてもらうため、総代会の議事日程が何かを了解することができるに足る資料であれば足り、現実に総代会に提出する資料の全部を添付することは要しない。 しかし、総代に正確な情報に基づいて議決権を行使してもらう観点からは、これらの書類あるいはその要旨を添付することが望ましい。 したがって、これらの書類を総代会招集通知に添付する組合にあっては、第４項として次の規定を加えること。 |
| ４ 本組合は、事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案、事業計画書、収支予算書又はその要旨を本組合のウェブサイトに掲載し、総代がこれをダウンロードして入手する方法によることができるものとし、本組合からは総代に対して、総代会の目的たる事項、日時、場所とともに、これらの書類をウェブサイトに掲載したことを通知するものとする。 |
| （総代会における電磁的方法による議決権の行使及び代理人による議決権及び選挙権の行使） 第７条 総代は、総代会において、あらかじめ通知のあった事項について、電磁的方法により議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下「組合電子メールアドレス」という。）に宛てて、自己のＩＤ又はパスワードを入力した電子メールを総代会の開会までに発してするものとする。 ２ 総代が組合電子メールアドレスに宛てて発した電子メールは、本組合に備え付けられた電子計算機のファイルへの記録がなされたときに到達したものとする。 ３ 総代が代理人をもって議決権及び選挙権を行使しようとする場合には、自己のＩＤ又はパスワードを入力した委任状を組合電子メールアドレスに宛てて発してするものとする。この場合、本組合に宛てて委任状を発しない総代は、代理人に宛てて委任状を発するものとする。 |
| （注） １．議決権の行使期限について、法は何ら定めを置いていない。したがって、定款で電磁的方法による議決権行使を認めた場合には、議決の直前まで議決権行使を認めるべきであり、総代会会場に電子計算機を備え付けてこれに対応することが望ましい。 このような対応をすることが困難な組合にあっては、本規約をもって「総代会の開会までに」、あるいは「総代会の前日までに」など、議決権の行使期限を定めることができる。 議決権行使の期限を定めない組合にあっては、第１項を次のように記載すること。 |
| 第７条 総代は、総代会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下「組合電子メールアドレス」という。）に宛てて、自己のＩＤ又はパスワードを入力した電子メールを発してするものとする。 |
| （注） ２．電子メールに代えて、ウェブサイトを利用する方法により議決権を行使することを認める組合にあっては、本条を次のように記載すること。 |
| 第７条 総代は、総会において、あらかじめ通知のあった事項について、電磁的方法により議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機のウェブサイトを利用する方法により総代会の開会までに発してするものとする。 ２ 総代がした組合のウェブサイトを利用する方法によって発した電磁的方法による議決権行使は、本組合に備え付けられた電子計算機のファイルへの記録がなされたときに到達したものとする。 ３ 総代が代理人をもって議決権及び選挙権を行使しようとする場合には、自己のＩＤ又はパスワードを入力した委任状を組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下「組合電子メールアドレス」という。）に向けて発してするものとする。この場合、本組合に宛てて委任状を発しない総代は、代理人に宛てて委任状を発するものとする。 |
| （注） ３．電子メールによる議決権の行使は、ＩＤ又はパスワードの入力に代えて、電子署名を付することにより行うことができる。 電子メールによる議決権の行使をＩＤ又はパスワードの入力に代えて、電子署名を付することにより行う組合にあっては、第１項を次のように記載すること。 |
| 第７条 総代は、総代会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下「組合電子メールアドレス」という。）に宛てて、自己の電子署名を付した電子メールを総代会の開会までに発してするものとする。 |
| （注） ４．代理人の代理権を証する書面の提出に代えて電磁的方法により証明する場合には、第３項の方法によるほか、電子署名を付した委任状を用いることができる。この場合には第３項を次のように記載すること。 |
| ３ 総代が代理人をもって議決権及び選挙権を行使しようとする場合には、電子署名を付した委任状を組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下「組合電子メールアドレス」という。）に向けて発してするものとする。この場合、本組合に宛てて委任状を発しない総代は、代理人に宛てて委任状を発するものとする。 |
| （電子メールによる臨時総代会招集請求） 第８条 総代が臨時総代会の招集を請求しようとするときは、会議の目的たる事項及び招集の理由を記載した臨時総代会招集請求書に総総代の５分の１以上の総代の電子署名が付された同意ファイルを添付し、組合電子メールアドレスに宛てて電子メールを発して行うものとする。 |
| （注） １．臨時総代会の招集を請求するに当たって、総代が臨時総代会の招集を請求すべきこと及びこれに同意する総代を募ることのメッセージを本組合のウェブサイトに掲載し、これに同意する総代が当該メッセージに書き込みをし、これを取りまとめて本組合に宛てて発することは、本請求の性質上なじまないため認めない。 |
| （注） ２．他人による本人のなりすましや改ざんを防止し、本人が作成した真正なファイルであることを担保するため、臨時総代会の招集請求書に添付する総総代の５分の１以上の総代の同意ファイルは、各総代の電子署名が付されたものとすることを要するものとする。 |
| （電磁的方法による理事会の招集通知） 第９条 本組合から理事に対して発する電子メールによる理事会招集通知は、理事が申し出た電子メールアドレスに宛てて発してするものとする。 |
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（理事会における電磁的方法による議決権の行使） |
| （注） １．議決権の行使期限について、法は何ら定めを置いていない。したがって、定款で電磁的方法による議決権行使を認めた場合には、議決の直前まで議決権行使を認めるべきであり、理事会会場に電子計算機を備え付けてこれに対応することが望ましい。 このような対応をすることが困難な組合にあっては、本規約をもって「理事会の開会までに」、あるいは「理事会の前日までに」など、議決権の行使期限を定めることができる。 議決権行使の期限を定めない組合にあっては、第１項を次のように記載すること。 |
| 第10条 理事は、理事会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、組合電子メールアドレスに宛てて、自己のＩＤ又はパスワードを入力した電子メールを発してするものとする。 |
| （注） ２．電子メールに代えて、ウェブサイトを利用する方法により議決権を行使することを認める組合にあっては、本条を次のように記載すること。 |
| 第10条 理事は、理事会において、あらかじめ通知のあった事項について、電磁的方法により議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機のウェブサイトを利用する方法により、理事会の開会までに発してするものとする。 ２ 理事がした本組合のウェブサイトへを利用する方法によって発した電磁的方法による議決権の行使は、本組合に備え付けられた電子計算機のファイルへの記録がなされたときに到達したものとする。 |
| （注） ３．電子メールによる議決権の行使は、ＩＤ又はパスワードの入力に代えて、電子署名を付することにより行うことができる。 電子メールによる議決権の行使をＩＤ又はパスワードの入力に代えて、電子署名を付することにより行う組合にあっては、第１項を次のように記載すること。 |
| 第10条 理事は、理事会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には組合電子メールアドレスに宛てて、自己の電子署名を付した電子メールを理事会の開会までに発してするものとする。 |